Механизм доступа позволяет делиться XML-документами с другими пользователями сервиса без передачи логина и пароля.
Вы можете:
- предоставлять доступ к отдельным документам или группам документов;
- назначать задачи другим пользователям;
- оставлять и просматривать комментарии.
Модуль отображается как в Журнале XML-документов, так и на странице конкретного документа.
- В журнале отображается сводка по задачам и элементы управления, охватывающие все доступы.
- В карточке конкретного документа — только доступы, относящиеся к нему, и соответствующие элементы управления.
При отображении в журнале, Вы видите сводку и элементы управления по всем доступам, находясь в документе – доступы и элементы управления касаемые открытого документа. Вы можете наблюдать:
- Ожидают — неподтвержденные доступы, которые Вы предоставили другим пользователям сервиса;
- На утверждения — неподтвержденные доступы, которые другие пользователя предоставили Вам.
*- все пункты выше относятся только к конкретному документу, если Вы находитесь на его странице.
Раздел «Доступы»
Раздел включает:
- Блок фильтров;
- Кнопки групп доступов;
- Список доступов.
Доступные фильтры:
- Кем выдан доступ;
- Кому выдан доступ;
- Тип доступа;
- Доступ к типам документов;
- Доступ к конкретному документу;
- Статус.
Группы доступы:
Соответствуют группировке по владельцу:
- Все;
- Мной выданы;
- Мне выданы.
Список доступов
Список отображает доступы, отсортированные по дате создания.
Каждый элемент списка содержит:
- От кого;
- Кому;
- Тип;
- Статус;
- Кнопки Принять / Отклонить, Редактировать, Удалить.
Доступные действия:
- Принять / Отклонить — принять или отклонить доступ. Если доступ отклонен, Вы не сможете работать с документами, а также назначать / получать задачи от представителя доступа;
- Редактировать — открывает форму редактирования (доступно только автору доступа);
- Удалить — удаляет доступ (с подтверждением).
Варианты доступа
Доступ можно предоставить:
- к конкретному XML-документу;
- к типам документов (по XSD-схемам) в вашем аккаунте;
- ко всем XML-документам вашего аккаунта.
Возможности пользователя с доступом
Пользователь, получивший доступ, может:
- просматривать содержимое документа;
- редактировать данные;
- загружать и скачивать файлы;
- удалять данные из документа.
⚠️ Удалить сам документ из системы невозможно, даже при наличии доступа.
Создание доступа
Для добавления нового доступа выполните следующие шаги:
1. Нажмите на кнопку «Добавить» — доступна:
o в Журнале документов;
o на странице XML-документа;
o в разделе «Доступы».
2. Заполните форму:
o Кому выдать доступ — начните вводить email или имя пользователя, чтобы он появился в списке. Поле обязательно. Выберите нужного из предложенного списка зарегистрированных пользователей.
o Тип доступа — выберите один из вариантов:
§ Конкретный документ;
§ Типы документов;
§ Все документы.
o Тип XML-документа — если выбран доступ по типу, выберите нужную XSD-схему.
o Конкретный документ — если выбран доступ к документу, выберите конкретный XML.
Активация доступа
После создания доступа:
- Получатель должен подтвердить доступ на своей странице управления доступами.
- Пока доступ не принят, пользователь не сможет:
- просматривать документы;
- взаимодействовать с задачами, связанными с ними.
Чтобы активировать доступ:
- Откройте страницу «Управление доступами»;
- Нажмите «Принять» рядом с новым доступом.
Назначение задач
После подтверждения доступа вы можете:
- ставить задачи пользователю, которому вы выдали доступ;
- получать задачи от него.
В списке ответственных при создании задач отображаются только те пользователи, с которыми у вас подтверждённый доступ.
Нельзя назначать задачи, пока пользователь не подтвердил доступ.
Подробная инструкция по функционалу раздела задач доступна по ссылке.
Комментарии
Сервис поддерживает внутреннюю систему комментариев:
Комментарии к XML-документам
- Размещаются на странице документа;
- Используются для обсуждения изменений, фиксации важных моментов, передачи информации.
Комментарии к задачам
- Размещаются внутри карточки задачи;
- Позволяют уточнять детали, вести обсуждения, фиксировать договорённости.
Такая организация помогает сохранить контекст и улучшить взаимодействие между участниками работы.
Важные моменты
- Пока доступ не принят, пользователь не может видеть документы и работать с задачами.
- Удалить доступ можно в любой момент.
- При доступе по типу документов (XSD-схеме) пользователь получает доступ ко всем документам этого типа в вашем аккаунте.
Поддержка
Если возникли вопросы, напишите на электронную почту технической поддержки:
info@xmlonline.ru